Documentation papier VS documentation informatique

Bonjour à tous

Je m'adresse aux architectes (qu'ils soient indépendants ou travaillant dans une agence).
Vous vous êtes peut-être déjà posé la question de la gestion optimale de votre bibliothèque de documentation technique, brochures et catalogues de matériaux ? En ce qui me concerne, vu que les 2 armoires du bureau en sont pleines à craquer et qu'il y a encore plusieurs piles de documentation qui attend d'être rangée depuis 1 an, sans parler des cartons entiers d'échantillons qui prennent la poussière dans le local archives depuis des années ,... j'en arrive à remettre en question cette manière de fonctionner avec du papier. De nos jours, tout fonctionne par informatique. Lorsqu'on cherche un matériau ou une marque, on a encore plus vite fait de taper le nom sur Google plutôt que de se lever et fouiller dans l'armoire pour rechercher le classeur (qui ne sera pas nécessairement à jour).

D'ou le sondage que je lance ...
Si vous aviez le choix, vous opteriez pour une bibliothèque de documentation technique papier rangée dans une armoire, ou bien des fichiers PDF rangés dans des dossiers et éventuellement gérés par un logiciel de base de données ?

Voici, selon moi, les avantages et inconvénients de ces deux manières de fonctionner :

Documentation papier
+ ne dépend pas de l'ordinateur
+ peut être facilement présentée dans le cadre d'une réunion
+ on peut y ajouter des notes facilement
- mobilise beaucoup d'espace
- difficile d'avoir une vue d'ensemble (si un fascicule mince se trouve entre 2 gros classeurs, on l'oublie dans la plupart des cas car on ne le voit plus du premier coup d'œil)
- classement manuel (faut se motiver sinon ça traîne pendant des mois sur la table)
- exploitation des informations à l'ancienne (photocopie, scan, OCR, recopiage manuel, ...)

Documentation informatique
+ écologique : pas de papier, pas de déchets lorsqu'il faut renouveler la doc
+ libère les armoires de l'agence (on peut y mettre les échantillons par exemple)
+ classement alphabétique automatique (nécessite de la rigueur pour les noms de fichiers)
+ recherche par mots clés possible
+ peut être gérée par un logiciel de gestion de base de données (comme HyperArchi par exemple) pour faciliter les recherches
+ duplicable à volonté s'il est nécessaire de la joindre à un dossier
+ base de données facile à compléter au fur et à mesure des nécessités des nouveaux projets (grâce à internet)
+ exploitation des informations très facile (copier-coller, captures d'écran, vectorisation des dessins de détail...)
- tributaire de l'ordinateur
- nécessite une certaine rigueur sur le plan informatique (indexation, ...)
- certaines personnes n'aiment pas lire à l'écran

BREF pour moi c'est largement la solution informatique qui l'emporte.


Et vous, qu'en pensez-vous ? ...

Salut,
J'ai du pour et du contre pour les 2 méthodes, et je vais reprendre tes "-"
Papier :
- ça prend de la place : pas d'argument contre.
- classement manuel : oui, il faut de la rigueur, mais comme il en faut pour ranger correctement en informatique. Si c'est fait de façon régulière, ça va.
- Perso, j'ai une base informatique de données où je rentre la date, le nom du produit, des mots clés, échantillons, lieu de rangement, etc... je sais donc si ma doc date ou pas entre autre.
- exploitation des données à l'ancienne : euh non ! Si j'ai besoin d'utiliser des données, je vais sur internet pour me servir.
+ j'aime pouvoir étaler différents produits cote à cote et leurs échantillons pour avoir un vrai visuel dessus, et que ça ne disparaisse pas quand je parte du bureau pour revenir le lendemain. Des fois, j'ai besoin que ça traine plusieurs jours.
+ en réunion ext, je préfère avoir les échantillons et la doc, etc... plutôt que sur informatique avec les aléas liés.
- le fait d'oublier une doc entre 2 classeurs / rangement info : on peut aussi zapper un truc en info.

Info :
écologique : oui, mais le papier est recyclable ! Pour moi les entreprises mettent ça en avant mais c'est surtout que ça leur fait des frais en moins.
la recherche : boah, même avec du papier, je peux faire ça, cf plus haut. C'est pas pire !
Beurk de beurk de lire à l'écran pour moi, effectivement !
Après les autres points, c'est pas faux...

Je ne pense pas qu'il y ait une méthode idéale mais des habitudes de travail et des possibilités de stockage.
Mais il est vrai que la tendance est à la "dématérialisation"... et on peut aller alors plus loin...
Alors les plans, formulaires, notices etc... tout en informatique et plus rien en papier ?
Et les salariés en chair en os ou en papier aussi ? Mouaaaahhhh...

Merci Chapi pour ta réaction rapide

J'en déduis que tu as quand même une préférence pour le papier ?

chapichapo a écrit:- classement manuel : oui, il faut de la rigueur, mais comme il en faut pour ranger correctement en informatique. Si c'est fait de façon régulière, ça va.

C'est vrai que dans les deux cas, ça demande tout autant de rigueur. La différence, par contre, c'est lorsque la doc est rangée par ordre alphabétique dans l'armorie et qu'il faut intercaler les classeurs par ci par là. On est souvent obligés de transférer des classeurs d'un étage à l'autre et d'une armoire à l'autre pour libérer de la place pour les nouveaux classeurs ... on n'a pas ce genre de souci en ajoutant un fichier dans un dossier.

chapichapo a écrit:- Perso, j'ai une base informatique de données où je rentre la date, le nom du produit, des mots clés, échantillons, lieu de rangement, etc... je sais donc si ma doc date ou pas entre autre.

Est-ce que ça ne revient pas à faire deux fois le travail ? Si la doc est directement intégrée à une base de données gérée par un logiciel (comme HyperArchi par exemple), il ne faut faire le travail qu'une seule fois.

chapichapo a écrit:- exploitation des données à l'ancienne : euh non ! Si j'ai besoin d'utiliser des données, je vais sur internet pour me servir.

Si tu vas rechercher sur internet pour te servir, il me semble que ça revient à nouveau à faire le travail deux fois. Tu n'aurais pas besoin d'aller fouiller les sites des fabricants (et ce n'est pas toujours simple) si tu avais les fichiers informatiques directement à portée de souris.

chapichapo a écrit:+ en réunion ext, je préfère avoir les échantillons et la doc, etc... plutôt que sur informatique avec les aléas liés.

En réunion, j'imprime la doc en question et je la laisse au client pour qu'il puisse y réfléchir à son aise. Si tu fais ça avec ta doc papier, tu dois systématiquement en redemander ou bien aller chercher le PDF et l'imprimer (ce qui revient à ...)

chapichapo a écrit:- le fait d'oublier une doc entre 2 classeurs / rangement info : on peut aussi zapper un truc en info.

Tout dépend de la manière dont c'est affiché sur ton écran. Si tu fais une recherche par fabricant, ou encore par matériau, les fichiers indexés sont tous mis sur le même pied d'égalité et si tu les regardes un par un, rien ne t'échappe. Pour faire de même avec la doc papier, ... ben t'es obligée de tout sortir de l'armoire car tu ne verras pas nécessairement les petits fascicules de quelques pages au fond de l'armoire qui trainent entre deux gros dossiers.

chapichapo a écrit:Info :
écologique : oui, mais le papier est recyclable ! Pour moi les entreprises mettent ça en avant mais c'est surtout que ça leur fait des frais en moins.

Je n'ai pratiquement jamais reçu de documentation en papier recyclé. En général c'est du beau papier glacé bien épais. Quant au recyclage de la doc obsolète, on se retrouve régulièrement avec des classeurs remplis de papier et éléments plastifiés mélangés. Quant au classeur, poubelle ! Je suis d'ailleurs certain que la plupart des bureaux tapent le tout dans la poubelle de papier à recycler sans se poser de question, et ça finit quand même à la poubelle dans le centre de triage.

chapichapo a écrit:la recherche : boah, même avec du papier, je peux faire ça, cf plus haut. C'est pas pire !

As-tu déjà utilisé la commande Cmd+F (Ctrl+F sous Windows) ? Ca te permet de retrouver n'importe quel mot clé sur un document, même s'il fait 100 pages. Sous Mac OS, le résultat de la rechercher est même directement classé par pertinence et redondance. Ca te fait gagner un temps fou. Depuis que j'utilise cette fonction, je n'ai plus la patience de parcourir les doc papier manuellement pour y trouver ce que je recherche.


Quant à la dématérialisation, on y arrive tout doucement et je préfère anticiper plutôt que je devoir m'adapter péniblement quand je n'ai plus le choix.


Pour le reste, je suis d'accord avec toi

Le papier, le papier, la pâte à papier, l'usine à papier pleine de chimie qui pique les yeux et l'arbre coupé ! c'est ce que je préfère oui... A l'ancienne quoi ... Mais je mixte les 2 aussi...

Farkas a écrit:La différence, par contre, c'est lorsque la doc est rangée par ordre alphabétique dans l'armorie et qu'il faut intercaler les classeurs par ci par là. On est souvent obligés de transférer des classeurs d'un étage à l'autre et d'une armoire à l'autre pour libérer de la place pour les nouveaux classeurs

Et si tu ne ranges pas par ordre alphabétique mais à la queue leu leu en indiquant dans ta base que c'est en case B5, ou f6, etc... Touché coulé ?
Nan, je sais pas. J'essaie pas de convaincre, hien, juste de dire comment je fais !

Farkas a écrit:Est-ce que ça ne revient pas à faire deux fois le travail ? Si la doc est directement intégrée à une base de données gérée par un logiciel (comme HyperArchi par exemple), il ne faut faire le travail qu'une seule fois.

Là, je sèche. connais pas le principe d'hyperarchi... ou autre. C'la dit, rentrer les infos d'une nouvelle doc me prend 2min... alors bon...Dans hyperarchi, y'a bien un moment où tu vas rentrer les mots clé, etc ?

Farkas a écrit:Si tu vas rechercher sur internet pour te servir, il me semble que ça revient à nouveau à faire le travail deux fois. Tu n'aurais pas besoin d'aller fouiller les sites des fabricants (et ce n'est pas toujours simple) si tu avais les fichiers informatiques directement à portée de souris.

Non non non... C'est des données complémentaires que je vais chercher ou des images pour illustrer un descriptif, etc... En gros, en papier, c'est une base, euh légère (échantillons, nuanciers, plaquette comm) et si j'ai besoin de plus de précision, hop, internet éventuellement.

Farkas a écrit:En réunion, j'imprime la doc en question et je la laisse au client pour qu'il puisse y réfléchir à son aise.

Et bien moi j'imprime rien et je lui laisse rien. Na. Bien fait pour lui! :lan:Dans le principe, je réfléchis avec lui et dans mes présentations, je peux nommer les matériaux, mettre une mise en page avec ceux ci et les réfs des sites.

Farkas a écrit:Si tu fais ça avec ta doc papier, tu dois systématiquement en redemander ou bien aller chercher le PDF et l'imprimer (ce qui revient à ...)

Non non, c'est toi qui imprime autant de fois que tu as de clients ! Bouh, la pauvre forêt !

Farkas a écrit:ben t'es obligée de tout sortir de l'armoire car tu ne verras pas nécessairement les petits fascicules de quelques pages au fond de l'armoire qui trainent entre deux gros dossiers.

Nan parce que ma base de donnés info, elle aura fait le même travail que la tienne et elle m'aura tout listé comme il faut. nananèreuh!

Farkas a écrit:Quant au recyclage de la doc obsolète, on se retrouve régulièrement avec des classeurs remplis de papier et éléments plastifiés mélangés. Quant au classeur, poubelle ! Je suis d'ailleurs certain que la plupart des bureaux tapent le tout dans la poubelle de papier à recycler sans se poser de question, et ça finit quand même à la poubelle dans le centre de triage.

Ca, c'est un autre problème en fait...

Farkas a écrit:As-tu déjà utilisé la commande Cmd+F (Ctrl+F sous Windows) ? Ca te permet de retrouver n'importe quel mot clé sur un document, même s'il fait 100 pages. .

nan, jamais fait ça (la honte). J'savais même pas que y'avait des touches sur mon clavier... Mais est-ce que ça va pas trouver un mot dans un jpeg, ça va être que dans du word, pdf?

Farkas a écrit:Quant à la dématérialisation, on y arrive tout doucement et je préfère anticiper plutôt que je devoir m'adapter péniblement quand je n'ai plus le choix.

Oui, bon, ça, c'est sûr autant anticiper...

Bon, c'est pas le tout, mais c'est que j'ai de la doc à ranger moi !

T'a question n'est pas simple Farkas, moi j'ai presque envie de dire les deux.

Il est vraiment difficile de passer à du tout numérique, les représentants, encore plus affamés ces temps si nous inondent de doc, ils ne prennent même plus la peine d'appeler pour prendre rdv.

Je crois qu'il faut faire un tri & scinder cette doc en deux, une technique qui peut être numérique & l'autre échantillons, nuanciers etc ... en doc papier.

Je travail avec quelqu'un qui fait partie de la vieille école & qui a beaucoup de mal à passer à l'informatique (quelle galère avec Outlook) alors je n'imagine même pas lui parler de HyperArchi pour classer la doc!

Coulou a écrit:Je crois qu'il faut faire un tri & scinder cette doc en deux, une technique qui peut être numérique & l'autre échantillons, nuanciers etc ... en doc papier.

oui voilà ! Voilà ce que je veux dire !
Coulou le dit mieux que moi en moins de mots !

Coulou a écrit:Je crois qu'il faut faire un tri & scinder cette doc en deux, une technique qui peut être numérique & l'autre échantillons, nuanciers etc ... en doc papier.

Voilà, c'est également ce que j'avais l'intention de faire ici à l'agence : informatiser les fascicules et classeurs de doc papier (80%) pour ne garder que les échantillons, teinturiers et autres dépliants avec échantillons de matière. Mais dans ce cas Chapi on parle de la même chose ? J'aurais peut-être dû insister sur le fait que je ne mets pas les échantillons à la poubelle, juste la doc papier qui peut se remplacer informatiquement.

En ce qui concerne les recherches par mot clé, ça ne marche pas avec les images bitmap bien évidemment (jpeg, ...) mais je n'ai pratiquement jamais reçu de documentation pixellisée. C'est du PDF vectoriel dans la plupart des cas.